Jak efektivně plánovat svůj čas aneb 26 tipů pro time management

Jak efektivně plánovat svůj čas aneb 26 tipů pro time management

Time management, plánování času, plánování práce, správa úkolů. Můžeme to nazvat jakkoliv a snad každý se s tím v pracovním nebo osobním životě setkal. Efektivní plánování času a práce je věc, se kterou má spousta lidí problémy – i já se s tím potýkám poměrně často 🙂

Nedávno jsem narazil na SlideShare na zajímavou prezentaci, která se věnuje právě time managementu. Vytvořil ji Etienne Garbugli a okamžitě se stala hitem na internetu – během dvou měsíců získala již více než 900 000 zobrazení. Nazval ji 26 Time Management Hacks I Wish I’d Known at 20.

Pojďme se společně podívat, co zajímavého se lze z prezentace dozvědět o efektivním plánování času. Jedná se o volný přepis jednotlivých bodů z prezentace. K některým jsem přidal kurzívou i svou krátkou poznámku.

  1. Všichni máme denně dostupné stejné množství času. Záleží jen na našich prioritách, jak ho strávíme.
  2. Naplánujte si na den pouze 4 až 5 hodin reálné práce. Vždy se najde něco, co vyplní zbývající čas – ať je to další práce, zábava nebo spánek.
  3. Je naprosto běžné, že jsou dny, kdy neuděláte skoro nic, a dny, kdy bez problémů pracujete 12 hodin v kuse. Pracujte více, když jste v pohodě, když se vám daří, a odpočívejte, když se vám nedaří.
  4. Znejte cenu svého času a chovejte se podle toho.
  5. Multitasking vám nepomůže dokončit věci rychleji. Spíše naopak. Vyzkoušejte si to sami a uvidíte.
  6. Vytvořte si a dodržujte svůj pravidelný denní pracovní rytmus. Tělo se následně tomuto rytmu přizpůsobí. To se samozřejmě snadněji řekne, než uskutečňuje 🙂
  7. Pokud máte pouze omezené množství času, dokážete se většinou lépe soustředit a být více produktivní. Deadliny opravdu dokáží z člověka vyždímat maximum.
  8. Pokud máte před sebou několik úkolů, nejdůležitější ze všeho je vůbec začít něco dělat. Vyberte si na začátek kratší a lehčí úkol, ať se dostanete do tempa a do samotného pracovního procesu. Což odporuje některým přístupům k time managementu, které tvrdí, že začít by se mělo tím nejtěžším,Jak efektivně plánovat svůj čas ať je to co nejdříve za námi. Já se taky radši nakopnu něčím jednodušším, než se okamžitě pustit do odvalování velkých balvanů.
  9. Nesnažte se dělat vše naprosto dokonale. Nutnost dokonalosti vás omezuje. Pracujte raději iterativně – postupně, ale velmi často a rychle, vylepšujte svůj výtvor. S tímto bojuji poměrně často, protože nedokonalé výstupy pro mě nejsou dost dobré a často strávím nad daným úkolem více času než by nejspíš bylo nutné.
  10. S přibývajícím odpracovaným časem klesá produktivita práce. 
  11. Pokud lze úkol rozdělit na část přemýšlecí a část realizační, tak si jej rozdělte a věnujte se každé části samostatně a naplno. Je to podobné jako s multitaskingem. Toto se mi naštěstí v poslední době poměrně daří. Přemýšlecí část většinou strávím s iMindMap nebo Evernote, do kterých si zapisuji vše potřebné a tvorbu samotného výstupu (např. dokumentu ve Wordu) nechávám až do další fáze. Jakmile mám vše promyšleno, tak už vím, že to stačí jen hodit na papír a bude hotovo.
  12. Plánujte si pracovní schůzky spíše na ráno a dopoledne. Pokud máte odpolední schůzky, tak se často stane, že se promarní spousta času „v očekávání schůzky“.
  13. Časově si seskupte podobné druhy práce – např. telefonní hovory, práce s emaily, grafické úpravy atd.
  14. Snažte se udržet si během dne stále stejný kontext, tj. věnovat se pouze jednomu projektu nebo jednomu klientovi. Toto bude hodně záviset na charakteru práce i oboru. Osobně pracuji denně na několika menších úkolech pro různé klienty a nedá se to nijak výrazně přeskládávat.
  15. Vyzrajte na prokrastinaci. Prokrastinujte v pauzách mezi bloky práce. Využít je možné například metody Pomodoro, která je založená na intenzivních pracovních blocích, které jsou následovány krátkou přestávkou. Tyto přestávky je pak možno využít k odpočinku, jídlu, procházení sociálních sítí, čtení novin nebo článků. Sám Pomodoro využívám ve dnech, kdy mám problém s koncentrací na práci.
  16. Velké cíle nebo úkoly si rozdělte na menší. Je lépe vidět postupné plnění cíle/úkolu a také jsou menší úkoly jednodušeji a rychleji vyřešitelné. U velkých úkolů mívám občas problém v tom „odkud se do nich pustit – čím začít“. Vyplatí se opravdu věnovat na začátku trochu času navíc do rozporcování úkolů, aby byl snesitelnější.
  17. Dávejte svým úkolům priority, případně odhady času. Pokud používáte běžné lineární to-do seznamy, tak hrozí problém, že si do jednoho seznamu napíšete „publikovat status na Facebooku“ a „udělat redesign webu“. Oba jsou na stejné úrovni, vizuálně neodlišitelné, avšak jeden úkol zabere např. 5 min a druhý 5 týdnů.
  18. Pracujte především na věcech, které budou mít ve výsledku největší význam.
  19. Rozdělte si úkoly na kratší, snadněji zpracovatelné části a zasaďte si je do svého časového rozvrhu – spojení bodů 15 a 16.
  20. Pokud někdo dokáže vyprodukovat z 80 % tak dobrý výstup jako vy, tak byste na něj měli tuto práci delegovat.
  21. Nepřemýšlejte nad včerejškem a nad minulostí. Soustřeďte se na dnešek a na zítřek.
  22. Nastavte si pro všechny úkoly nějaké deadliny. Klidně i volnější, ale neměly by vám úkoly jen tak poletovat ve vzduchoprázdnu bez jakýchkoliv termínů. K takovým úkolům se člověk totiž skoro nikdy nedostane.
  23. Pokud intenzivně pracujete na nějakých nepříjemných a namáhavých úkolech, stanovte si určité časové omezení. Bude vás kupředu pohánět vědomí, že to jednou, alespoň na čas, skončí 🙂
  24. Nastavte si upomínky na důležité události. Nemusíte tak vše nosit v hlavě.
  25. Cokoliv, co vás napadne, přijde vám důležité, mohlo by se hodit, si někam poznamenejte. Nemusíte si to pamatovat a nebudete na to myslet, když máte zrovna pracovat na něčem jiném. Snažím se toto dodržovat a pomáhá mi moje oblíbená kombinace iMindMap a Evernote.
  26. Odpočívejte.

Jak se vám líbil přehled těchto 26 tipů pro efektivnější práci? Řídíte se některými z nich? Přijdou vám některé nesmyslné? Podělte se o své zkušenosti s plánováním času a práce. Napište mi svůj názor do komentářů pod článkem. Díky.



Komentáře

  1. napsal

    Efektívna rada pre time management a osobnú produktivitu je SINGLE TASKING.

    Ak chceš byť naozaj produktívny, dôležitá je koncentrácia, fokus a zameranie sa na jednu konkrétnu aktivitu. Na konkrétnu činnosť. Rob naraz len jednu vec.

    Je pre mňa zaujímavé pozorovať ľudí, ktorí neveria, že koncentrovať sa dá tým, že:

    – Robím iba na jednej úlohe, nie na viacerých.
    – Mám otvorenú práve jednu aplikáciu. Tú ktorú používam.
    – Pracujem v intervaloch a až potom prepnem kontext.

    Vďaka maximálnej sústredenosti učenie a prácu zvládneš za najkratší možný čas a najkvalitnejšie ako sa dá. Ak je človek nesústredený, robí hlúpe chyby, stráca niť a robí si zbytočnú prácu navyše.

    Multi-tasking – práca na viacerých úlohách súčasne – je toxický. Početné štúdie dokázali, že znižuje produktivitu. Prepínanie medzi jednotlivými úlohami v človeku síce vyvoláva pocit zaneprázdnosti, a keď je človek zaneprázdnený, automaticky si myslí ako veľa urobí. Lenže to nie je skutočná práca, ale len dobre vyzerajúca hektická aktivita.

    Ďalšie rady ako pre skvelý time management môžeš nájsť tu:
    http://bezbolestneucenie.sk/timemanagement-techniky/ Všetky sú zadarmo 🙂
    S nimi už nikdy nebudeš mať problém naplánovať si čas.

  2. napsal

    Ahoj 🙂 Celkom dobrý článok. No v prvom rade by som objasnil jednu kľúčovú vec: aký je zmysel time managementu? Práca, ktorá bežne trvá 2 hodiny zaberie teraz len 1,25 hodiny. Takže získaš 45 minút času. A tento čas môžem buď to investovať do práce, ale si zobrať voľno. Toto je celá pointa time managementu. Z tohoto dôvodu čítame takéto kadejaké zoznamy.

  3. napsal

    Díky za užitečné rady! Některými z nich se řídím přirozeně, některé však už tak očividné nejsou. Z vlastní zkušenosti mohu ještě doporučit zaznamenávat čas strávený na pracovních a nepracovních úkolech. Pomáhá mi to pak lépe pochopit, u kterých činností je dobrý poměr mezi investovaným časem a efektivitou a které mě jenom okrádají o drahocenný čas. Používám českou aplikaci primaERP, která se dobře hodí pro osobní užití i týmovou práci. Vřele doporučuju – https://www.primaerp.com/cs_cz/

  4. napsal

    I když mnoho bodů dodržuji, vždy je zajímavé najít důležitá pravidla plánování a realizace prakticky všech větších úkolů a projektů sepsaná trochu jinak. Moc mi pomáhaly i při vedení malého kolektivu, škoda jen, že ostatní kolegové a nadřízení byli teorií řízení nepolíbení a praxe nevalné.
    Ač se to zdá kontraproduktivní, důležité je poslední pravidlo. V knize St. Coveye napsáno jako „Naostřite si pilu“. Unavený člověk špatně myslí a dlouho koná, je neefektivní. Snížení zbytečné únavy velmi pomáhá zapsání si nápadu a jeho vypuštění z hlavy a připomínkovače.

    • napsal

      Odpočinek je důležitý. A to nejenom ve smyslu „pracovat-nepracovat“, ale pro mě také ve smyslu střídání různých typů práce, tj. například pokud pracuji na nějaké delší analýze, tak si od ní odpočinu třeba napsáním nějakého článku nebo vytvořením nějakého reportu nebo odpovídáním na mejly.

  5. napsal

    Bod 2 – Často si naplánuji práci na 0 hodin a pak sedím u počítače 10 hodin a nakonec ještě jedu v noci na servisní zásah 🙂

    Bod 5 – Bez multitaskingu ani ránu. Například teď se mi v jednom okně TeamVieweru instaluje aktualizace 64 z 86. Kdybych k tomu nedělal nic jiného a jenom na to hodinu koukal, tak za den nic nestihnu 🙂

    Body 24 a 25 jsou podle mě naprostý základ, aby se člověk nezbláznil. Všechno musí z hlavy pryč – zapsat, nastavit připomenutí a můžeme se v klidu věnovat něčemu jinému. V časech velkého plánování občas i vstávám z postele, abych si zapsal myšlenku, která mě napadla, protože 1. bych ji do rána zapomněl a 2. bych se vůbec nevyspal, protože bych se snažil myšlenku nezapomenout 🙂

    Nakonec moje osobní hlavní a zásadní poučka, kterou se sám řídám: „NIKDY neodklikávejte připomínku, když na úkolu teprve pracujete. Dejte Odložit a odklikněte ji až po úplném dokončení úkolu. I kdybyste měli pocit, že zbývá pouhá minuta k dokončení úkolu. Hořící dům, výpadek elektriky, nebo jenom důležitý telefonát mohou způsobit, že úkol nedokončíte, zapomenete a vzpomente si na něj (možná) až po termínu“ 🙂

Trackbacky

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

CommentLuv badge

Chci být informován o nových komentářích k tomuto článku

Vyhledávali jste

  • jak planovat
  • jak planovat praci
  • jak si planuji den
  • naplanovat den
  • plánování času time management